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Novos projetos precisam de organização

Por Patricia Nicola

Uma das coisas que mais tenho escutado ultimamente são pessoas me contando sobre suas novas ideias e como gostariam de por seus desejos em prática. Realmente, ter projetos em mente é algo que motiva de verdade. Mais do que isto, instiga o novo e cria excitação, principalmente nesta época do ano em que é propício para iniciar coisas novas. Contudo, de nada adianta você ter projetos se eles não saírem do papel e um bom começo para isso é ter as ideias e assuntos organizados.

Seja qual for o tipo de negócio que está surgindo, a dica é utilizar o Google Docs. É uma ferramenta do Google em que é possível a criação e edição de textos, planilhas (ótimas para os planejamentos e os cronogramas), e apresentações (depois é possível apresentar os slides através do site, sem precisar de qualquer outro programa para isso). Permite que seus usuários adicionem tabelas, imagens, links, comentários, cabeçalhos, rodapé entre outras coisas.

Fonte da imagem: Gabi Urtiaga

Outro recurso muito interessante é a opção de criar formulários de pesquisa ou enquetes. Permite que você colha informações, opiniões e até mesmo realize pesquisas. Você pode utilizar esta função para realizar enquetes e consultas a outras pessoas na internet (esta ferramenta, confesso que ainda não utilizei), porém, certamente pode ser muito útil para descobrir, por exemplo, se a sua ideia demanda interesse por parte dos possíveis clientes.

Além disso, você tem a possibilidade de utilizar e guardar seus arquivos em extensão PDF. Possibilita, de maneira fácil, a conversão de arquivos em PDF para imagens ou textos, fazendo com que eles se tornem editáveis. Tudo muito semelhante ao recurso da Microsoft Office, porém, apresenta um diferencial: seus arquivos estão todos online. Esta facilidade permite que você tenha acesso a partir de qualquer dispositivo.

Como organizar os arquivos? Uma dica é criar duas pastas gerais: profissional e pessoal. Ou, se você trabalha em mais de uma empresa ou projeto, pode ter pastas do tipo: pessoal, Empresa A, Empresa B, assim por diante. As subpastas podem ser divididas, por exemplo: Empresa A, Projeto 1, Projeto 2, etc. Esta é uma excelente forma de deixar dentro das pastas os seus arquivos bem separados: documentos da vida pessoal em relação a vida profissional.

Um exemplo como utilizo esta ferramenta:

Pessoal> Documentos pessoais/ Financeiro / Bens e Imoveis / Meu Livro/Profissional > Empresa A/ Financeiro / RH/ Comercial /

É na subpasta onde organizo textos que crio para escrever artigos. Este eu utilizo para escrever para o blog ER, onde anoto as minhas ideias, os assuntos que considero importantes para abordar nos próximos textos e meus rascunhos.

A grande vantagem de usar o Google Docs é que, além da praticidade de ter seus documentos sempre online, de qualquer dispositivo móvel, é fácil de usar, (quanto mais fácil o método maior a chance de funcionar no dia a dia e organizar a nossa rotina, pois dificilmente ferramentas complexas ajudam). Isso tudo porque ele usa uma organização baseada nos objetos que estão armazenados de acordo com seus conteúdos e características comuns, escolhidas a critério dos usuários.

Além disso, um dos lemas da organização é: manter assuntos relacionados num mesmo lugar. Então, quando você deseja colocar ideias novas em prática, necessita fazer pesquisas, colher um volume considerável de informações, pode utilizar muitos links para referência nos textos e, estando no computador, basta um clique para acessar. Já há algum tempo utilizo esta ferramenta para organizar meus projetos e tem dado muito certo.

Bom proveito e boas ideias!

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